Gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – sollte ein Protokoll über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems der Organisation geführt werden. Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Aufzeichnung aussehen kann und unterstützen Sie gerne mit der Einhaltung der Datenschutzvorschriften.
Der im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Gesetzestext bietet Einblicke in das am 12. Mai 2023 verabschiedete Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, kann mit allen Details und Ausführungen Ihren Mitarbeitern/Innen jederzeit zur Verfügung gestellt werden.
Die Betriebsvereinbarung dient dazu die im Zusammenhang mit der Einführung des neuen Hinweisgebersystems stehenden Ansprüchen auf Unterrichtung des Betriebsrats nachzukommen und eine Vereinbarung zu erzielen.
Das Unternehmen muss zumindest eine Hinweisgeber-Richtlinie und ein schriftliches Verfahren für den Umgang mit Hinweisen ausarbeiten. Hier finden Sie Hilfestellungen zur Erstellung einer Hinweisgeber-Richtlinie und ein Beispiel dafür.
Die Vertraulichkeitsvereinbarung (Verpflichtung auf das Datengeheimnis und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dient dazu, die Mitarbeiter/Innen, welche Zugang zu den Whistleblowing-Nachrichten haben und Folgemaßnahmen im Unternehmen einleiten, in Ihren Aufgaben zu unterstützen und die gesetzlichen Vertraulichkeitspflichten einzuhalten.
Im April 2019 hat das Europäische Parlament eine Hinweisgeber-Richtlinie verabschiedet, die die einzelnen Länder verpflichtet, die Richtlinie umzusetzen. Die Gesetze der einzelnen Länder in diesem Bereich basieren also auf den EU-Vorschriften und sind im Grunde in allen EU-Ländern gleich. Hier finden Sie weitere Informationen über die Rechtsgrundlage.
Gleichzeitig mit der Einführung des Hinweisgebersystems sollten Sie auch Ihr Personalhandbuch aktualisieren. Wir haben Anregungen für die Formulierung dieses Abschnitts beigefügt, bevor Sie Ihr aktuelles Handbuch aktualisieren.
Es liegt in der Natur der Sache, dass die Beschäftigten über die Einführung eines Hinweisgebersystems informiert werden müssen. Ebenso wichtig ist es jedoch, dass sie sich bei der Nutzung des Systems sicher fühlen. Aus diesem Grund sollten die Beschäftigten umfassend u. a. über den Zweck des Systems, die Anonymität der Hinweisgebenden, die Gewährleistung der unabhängigen Behandlung von Meldungen und andere wichtige Aspekte informiert werden.
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