Op grond van artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet een verwerkingsregister worden opgesteld voor de verwerking van persoonsgegevens in de klokkenluidersregeling van de organisatie. Hier volgt een voorbeeld hoe zo´n register kan worden vormgegeven.
Een onderneming is verplicht schriftelijke documentatie bij te houden van de totstandkoming en de procedures van de vastgestelde klokkenluidersregeling. De onderneming moet daarom op zijn minst een klokkenluidersbeleid en een schriftelijke procedure voor de behandeling van meldingen opstellen. Hier vindt u hulp bij het opstellen van een klokkenluidersbeleid en een voorbeeld hiervan.
Hoewel de invoering van het technische deel van de klokkenluidersregeling op zich relatief eenvoudig kan zijn, spelen andere factoren een rol bij het optimaliseren van de voordelen van de regeling. Het aanpakken daarvan is lastiger. Het is dan ook van groot belang dat er in verband met de invoering van de regeling op juiste manier wordt gecommuniceerd met interne en externe belanghebbenden.
In april 2019 heeft het Europees Parlement een klokkenluidersrichtlijn aangenomen die de individuele landen verplicht om de richtlijn in te voeren. De wetten van afzonderlijke landen op dit gebied zijn dus gebaseerd op EU-regelgeving en zijn in principe hetzelfde in alle EU-landen. Hier vindt u meer informatie over de rechtsgrondslag.
Tegelijkertijd met de implementatie van het klokkenluiderssysteem moet u ook uw personeelshandboek bijwerken. Hier vindt u inspiratie voor de formulering van dit hoofdstuk in uw handboek.
Het is van wezenlijk belang dat medewerkers worden geïnformeerd dat er een klokkenluidersregeling is ingevoerd. En net zo belangrijk is het dat medewerkers zich veilig voelen om de regeling te gebruiken. Daarom moeten zij helder en duidelijk worden geïnformeerd over o.a. het doel van de regeling, de anonimiteit van de klokkenluider, het waarborgen van de onafhankelijke verwerking van meldingen en andere belangrijke zaken.
.jpg){kind=small}
