Dokument

Enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen ska en förteckning över behandlingen av personuppgifter upprättas i organisationens visselblåsarsystem. Här är ett exempel på hur en förteckning kan utformas.

Ett företag är skyldigt att hålla skriftlih dokumentation om inrättandet och rutinerna för visselblåsningssystemet på plats. Som minimum ska företaget upprätta en visselblåsarpolicy och en skriftlig procedur för hantering av visselblåsar-rapporter. Här hittar du hjälp för att utarbeta en policy för visselblåsare och ett exempel på ett sådant.

Även om genomförandet av systemets tekniska aspekter kan vara relativt enkelt, finns det andra aspekter av att optimera fördelarna med systemet som måste tas upp och som är svårare. Det är därför viktigt att det sker en lämplig kommunikation med interna och externa intressenter under genomförandet.

I april 2019 antog Europaparlamentet direktivet om visselblåsare, som ålägger enskilda länder att genomföra direktivet. Varje lands lagstiftning på detta område bygger alltså på EU:s regler och är i grunden densamma i alla EU-länder. Här hittar du mer information om den rättsliga grunden.

När du inför systemet för visselblåsning bör du också uppdatera din personalhandbok eftersom det är viktigt att alla anställda är medvetna om ändringarna. Vi har bifogat inspiration om hur du kan formulera manualen innan du uppdaterar och delar din nuvarande manual.

Det är viktigt att de anställda informeras om att ni har infört ett system för rapportering av visselblåsare i ert företag. Det är dock lika viktigt att de anställda känner sig trygga när de använder den. Därför bör de informeras om dess syfte, om att visselblåsaren är anonym, om hur en oberoende behandling av rapporterna säkerställs och om andra viktiga frågor.