Asiakirjat

Tietosuoja-asetuksen artiklan 30 mukaan, organisaation ilmoituskanavassa käytettävien henkilötietojen käsittelystä on laadittava seloste. Tässä on esimerkki selosteen laatimisesta.

Yrityksen on säilytettävä kirjallinen dokumentaatio käytössä olevan ilmoituskanavan perustamisesta ja menettelysäännöistä. Yrityksen on vähintäänkin laadittava ilmoituskäytännöt ja kirjalliset ohjeet ilmoitusten käsittelyä varten. Täältä löydät apua Ilmoituskäytäntöjen laatimiseen ja esimerkin sellaisesta.

Vaikka itse ilmiantojärjestelmän teknisen osan toteuttaminen voi olla suhteellisen yksinkertaista, on olemassa myös muita haastavempia näkökohtia, jotka on otettava huomioon, jotta kanava toimisi. Siksi on tärkeää, että sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa viestitään asianmukaisesti järjestelmän täytäntöönpanon aikana.

Euroopan parlamentti hyväksyi huhtikuussa 2019 whistleblower-direktiivin, joka velvoittaa yksittäisiä maita ottamaan direktiivin käytäntöön. Tätä aihealuetta koskeva lainsäädäntö perustuu siis kussakin maassa EU:n sääntöihin, ja se on periaatteessa sama kaikissa EU-maissa. Täältä löydät lisätietoja oikeusperustasta.

Kun otat käyttöön ilmiantojärjestelmän, sinun tulisi myös päivittää yrityksen henkilöstökäsikirja. Olemme liittäneet vinkkejä ja ohjeita käsikirjaa päivittäessäsi.

On tärkeää, että työntekijöille kerrotaan, että olette ottaneet käyttöön ilmiantojärjestelmän. Yhtä tärkeää on kuitenkin, että työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi järjestelmää käyttäessään. Siksi heille tulisi tiedottaa mm. järjestelmän tarkoitus, ilmiantajan nimettömyys, ilmiantojen riippumattoman käsittelyn varmistamisen ja muut tärkeät asiat.