Löydät vastaukset kysymyksiisi täältä
Mikä on ilmoittaja?
Lähes kuka tahansa, jolla on epäilyksiä tai tarkkaa tietoa rikkomuksesta tai väärinkäytöksestä, voi toimia ilmoittajana. Ilmoittajan ei tarvitse olla nähnyt rikkomuksen tapahtuvan eikä hänellä tarvitse olla todisteita siitä, että rikkomus on tapahtunut. Yleensä ilmoittaja on yrityksen työntekijä tai viranomainen, mutta se ei ole välttämätön edellytys.
Mitä ilmoituskanava tarkoittaa?
Ilmoituskanavan avulla työntekijä voi varoittaa asiasta, joka ei ehkä ole lain, organisaation arvojen tai käytännesääntöjen mukainen ja joka voi vaikuttaa vakavasti organisaation toimintaan ja maineeseen. Ilmoitusjärjestelmä täydentää tavanomaisia viestintäkanavia.
Millaisilla yrityksillä tulee olla ilmoituskanava?
Whistleblower-direktiivissä edellytetään, että kaikilla yrityksillä, joiden palveluksessa on yli 49 työntekijää, on oltava käytössään järjestelmä. Yli 249 työntekijää työllistävien yritysten on otettava ilmoituskanava käyttöön 17.12.2021 mennessä. Pienemmät yritykset voivat odottaa 17.12.2023 asti.
Koskevatko säännöt myös kuntia?
Säännöt koskevat myös kuntia, mutta direktiivissä sallitaan poikkeus alle 10 000 asukkaan kunnille.
Minkä tyyppisiä tietoja järjestelmässä voidaan käsitellä?
Kaikentyyppisiä tietoja. Niitä ovat esimerkiksi henkilön nimi, ammattinimike, työtehtävät ja tiedot rikotuista säännöistä.
Mitä tietoja ilmoituksen on sisällettävä?
Jotta tutkinta voidaan suorittaa perusteellisesti, on annettava yksityiskohtainen kuvaus tapahtuneesta, eli mitä tapahtui ja milloin ja missä se tapahtui. Epäilyistä ei tarvitse olla todisteita, mutta ilmoitus on aina tehtävä vilpittömässä mielessä. Ilmoitukseen voi liittää tekstitiedostoja ja kuvia. Järjestelmämme poistaa metatiedot nimettömyyden varmistamiseksi.
Voidaanko ilmoituskanavaa käyttää kaikenlaisten rikkomusten tai väärinkäytösten yhteydessä?
Periaatteessa kyllä, mutta whistleblower-direktiivi ei koske vähäpätöisiä asioita, kuten sitä, että työntekijä rikkoo yrityksen tupakointikieltoa tai käyttää yrityksen tulostinta yksityistarkoituksiin.
Mitä tapahtuu, kun ilmoittaja on lähettänyt ilmoituksen?
Ilmoituksen vastaanottaa henkilö, joka on nimetty tätä tarkoitusta varten ko. yrityksen / julkisen viranomaisen sisällä. Ilmoittajalla on oikeus saada seitsemän päivän kuluessa vastaanottoilmoitus. Ilmoittajalla on lisäksi oikeus saada kolmen kuukauden kuluttua palautetta jatkotoimista eli siitä, miten ilmoitusta on käsitelty.
Onko ilmoitus salattu?
Kyllä. Ilmoitus salataan järjestelmässämme niin, että vain yrityksen ilmoituksen vastaanottajaksi nimeämä henkilö voi lukea sen.
Onko järjestelmä turvallinen?
Kyllä, eikä vain siksi, että me sanomme niin. Meillä on ISAE 3000 -tilintarkastajalausunto GDPR-vaatimusten noudattamisesta ja ISO 27001 -sertifikaatti. Suoritamme jatkuvasti penetraatio- eli hakkeritestausta, ja yrityksessämme on tietosuojavastaavan pätevyys.
Säilytämmekö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?
Ei. Säilytämme tietojamme Irlannissa ja Saksassa.
Onko ilmoituskäytäntöjen laatiminen tarpeellista?
Kyllä. Työpaikan on tiedotettava ilmoituksen tekemistä koskevista menettelyistä näkyvästi siten, että ne ovat työpaikan ilmoituskanavan piiriin kuuluvien henkilöiden saatavilla. Näkyvä paikka voi olla esimerkiksi työpaikan verkkosivusto. Siltä osin kuin ilmoituskanava on vain työpaikan työntekijöiden saatavilla, myös intranet voi olla sopiva paikka.
Mitä ilmoituskäytäntöjen tulee sisältää?
Yrityksen on tiedotettava työntekijöille muun muassa siitä, millaisista rikkomuksista voidaan ilmoittaa, miten ilmoitukset käsitellään ja kirjataan, miten ilmoituskanavaa voidaan hyödyntää ja kuka voi tehdä ilmoituksen ilmoituskanavaan.
Miten yrityksen on dokumentoitava ilmoituskanavan perustaminen?
Ilmoituskanavan perustamista ja käytäntöjä koskevat kirjalliset dokumentit on säilytettävä työpaikalla. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että työpaikan on pystyttävä osoittamaan, että ilmoitusasioita hoitaa tietty yksikkö ja on perustettu lakisääteisiä vaatimuksia vastaava järjestelmä, johon ilmoitukset voidaan tehdä.
Sovelletaanko salassapitovelvollisuutta?
Yrityksen ilmoitusasioita hoitavaan yksikköön nimetyillä työntekijöillä on erityinen salassapitovelvollisuus ilmoitusten sisältämien tietojen suhteen. Salassapitovelvollisuus koskee ainoastaan ilmoituksen sisältämiä tietoja. Jos ilmoitus johtaa tutkintaan, muut käsittelyn aikana kerätyt tiedot eivät kuulu salassapitovelvollisuuden piiriin.
Tarvitsetko ilmoituskanavan?
Onko sinulla kysyttävää järjestelmän toiminnasta? Vai haluaisitko keskustella sitoumuksetta siitä, miten voit ottaa Whistleblower Partnersn käyttöön yrityksessäsi? Vastaamme mielellämme kaikkiin mahdollisiin kysymyksiisi ja keskustelemme sitoumuksetta vaihtoehdoistasi ja tarpeistasi. Ota meihin yhteyttä tällä lomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse.
Voit myös lukea lisää hinnoista, usein kysytyistä kysymyksistä tai siitä, miten Whistleblower Partners toimii.