Lähes kuka tahansa, jolla on epäilyksiä tai tarkkaa tietoa rikkomuksesta tai väärinkäytöksestä, voi toimia ilmoittajana. Ilmoittajan ei tarvitse olla nähnyt rikkomuksen tapahtuvan eikä hänellä tarvitse olla todisteita siitä, että rikkomus on tapahtunut. Yleensä ilmoittaja on yrityksen työntekijä tai viranomainen, mutta se ei ole välttämätön edellytys.

Ilmoituskanavan avulla työntekijä voi varoittaa asiasta, joka ei ehkä ole lain, organisaation arvojen tai käytännesääntöjen mukainen ja joka voi vaikuttaa vakavasti organisaation toimintaan ja maineeseen. Ilmoitusjärjestelmä täydentää tavanomaisia viestintäkanavia.

Whistleblower-direktiivissä edellytetään, että kaikilla yrityksillä, joiden palveluksessa on yli 49 työntekijää, on oltava käytössään järjestelmä. Yli 249 työntekijää työllistävien yritysten on otettava ilmoituskanava käyttöön 17.12.2021 mennessä. Pienemmät yritykset voivat odottaa 17.12.2023 asti.

Säännöt koskevat myös kuntia, mutta direktiivissä sallitaan poikkeus alle 10 000 asukkaan kunnille.

Kaikentyyppisiä tietoja. Niitä ovat esimerkiksi henkilön nimi, ammattinimike, työtehtävät ja tiedot rikotuista säännöistä.

Jotta tutkinta voidaan suorittaa perusteellisesti, on annettava yksityiskohtainen kuvaus tapahtuneesta, eli mitä tapahtui ja milloin ja missä se tapahtui. Epäilyistä ei tarvitse olla todisteita, mutta ilmoitus on aina tehtävä vilpittömässä mielessä. Ilmoitukseen voi liittää tekstitiedostoja ja kuvia. Järjestelmämme poistaa metatiedot nimettömyyden varmistamiseksi.

Periaatteessa kyllä, mutta whistleblower-direktiivi ei koske vähäpätöisiä asioita, kuten sitä, että työntekijä rikkoo yrityksen tupakointikieltoa tai käyttää yrityksen tulostinta yksityistarkoituksiin.

Ilmoituksen vastaanottaa henkilö, joka on nimetty tätä tarkoitusta varten ko. yrityksen / julkisen viranomaisen sisällä. Ilmoittajalla on oikeus saada seitsemän päivän kuluessa vastaanottoilmoitus. Ilmoittajalla on lisäksi oikeus saada kolmen kuukauden kuluttua palautetta jatkotoimista eli siitä, miten ilmoitusta on käsitelty.