Hier finden Sie Antworten auf Ihre Fragen
Was ist ein Whistleblower?
Fast jeder, der den Verdacht hat bzw. genau weiß, dass ein Betrug oder ein Fehlverhalten der einen oder anderen Art begangen wurde, kann Whistleblower sein. Sie müssen weder Zeuge des Betrugs gewesen sein noch einen Beweis dafür haben, dass dieser stattgefunden hat. In der Regel handelt es sich bei dem Whistleblower um einen Mitarbeiter des Unternehmens oder der Behörde, doch ist dies keine Voraussetzung.
Was ist ein Whistleblowersystem?
Eine Whistleblowersystem ermöglicht es einem Mitarbeiter, vor etwas zu warnen, das möglicherweise nicht mit den geltenden Gesetzen, den Werten oder dem Verhaltenskodex des Unternehmens im Einklang steht und das die Tätigkeit und den Ruf der Organisation ernsthaft beeinträchtigen könnte. Ein Whistleblowersystem ist eine Ergänzung zu den regulären Kommunikationskanälen.
Welche Unternehmen sollten ein Whistleblowersystem haben?
Die Whistleblowerrichtlinie schreibt vor, dass alle Unternehmen mit mehr als 49 Beschäftigten mindestens über ein System verfügen müssen. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen bis zum 17. Dezember 2021 ein Whistleblowersystem einrichten. Kleinere Unternehmen können bis zum 17. Dezember 2023 warten.
Gelten die Vorschriften auch für Gemeinden?
Die Vorschriften gelten auch für Gemeinden, aber die Richtlinie sieht eine Ausnahme für Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern vor.
Für welche Arten von Informationen kann das System genutzt werden?
Alle Arten von Informationen, z. B. Name einer Person, Berufsbezeichnung, Aufgaben, Informationen über Verstöße gegen Vorschriften.
Welche Informationen sollte eine Whistleblowermeldung enthalten?
Um eine gründliche Untersuchung zu ermöglichen, sollten Sie eine ausführliche Beschreibung beifügen, aus der hervorgeht, was, wann und wo etwas vorgefallen ist. Sie brauchen keinen Beweis für Ihren Verdacht, eine Meldung muss jedoch immer nach Treu und Glauben gemacht werden. Sie können Textdateien und Bilder in Ihren Bericht hochladen. Unser System entfernt die Metadaten, um Ihre Anonymität zu gewährleisten.
Kann ein Whistleblowersystem für alle Arten von Betrug oder Fehlverhalten genutzt werden?
Ja, im Prinzip schon, aber die Whistleblowerrichtlinie bezieht sich nicht auf triviale Angelegenheiten, wie z. B. dass ein Mitarbeiter gegen das Rauchverbot im Unternehmen verstößt oder den Drucker des Unternehmens für private Zwecke nutzt.
Was passiert, nachdem ich als Whistleblower eine Meldung gemacht habe?
Ihre Meldung wird von einer Person innerhalb oder außerhalb des Unternehmens/der Behörde, in dem/der Sie arbeiten, entgegengenommen, die speziell für diesen Zweck vorgesehen ist. Sie haben Anspruch auf eine Empfangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen. Nach 3 Monaten haben Sie Anspruch auf eine Erklärung zur Behandlung Ihrer Meldung.
Ist die Meldung verschlüsselt?
Ja, wenn Sie unser System nutzen, wird eine Meldung verschlüsselt, sodass nur die vom Unternehmen benannte Person, die solche Meldungen erhält, diese lesen kann.
Ist das System sicher?
Ja, und das ist keine leere Phrase – wir haben eine ISAE 3000-Prüfererklärung bezüglich unserer DSGVO-Konformität und wir sind ISO 27001-zertifiziert. Wir führen regelmäßig Penetrationstests – „Hackertests“ – durch, und wir verfügen über interne DSB-Kompetenzen.
Speichern wir personenbezogene Daten außerhalb der EU?
Nein, wir speichern unsere Daten in Irland und Deutschland
Brauchen wir eine Whistleblower-Politik?
Ja. Der Arbeitsplatz muss Informationen über die Meldeverfahren an einem sichtbaren Ort bereitstellen, der für die Personen, die unter das betriebliche Whistleblowersystem fallen, zugänglich ist. Ein sichtbarer Ort könnte z. B. gegebenenfals die Website des Arbeitsplatzes sein. Wenn das Whistleblowersystem nur den Beschäftigten des Unternehmens zur Verfügung gestellt wird, kann auch das Intranet ein geeigneter Ort sein.
Was sollte eine Whistleblower-Politik enthalten?
Das Unternehmen muss die Mitarbeiter u. a. darüber informieren, welche Verstöße gemeldet werden können, wie Meldungen bearbeitet und erfasst werden, wie das Whistleblowersystem genutzt werden kann und wer Meldungen an das Whistleblowersystem machen kann.
Welche Unterlagen gelten für das Unternehmen in Bezug auf die Einrichtung eines Systems?
Der Arbeitgeber muss schriftliche Aufzeichnungen über die Einrichtung und die Verfahren des Whistleblowersystems führen. Das bedeutet unter anderem, dass der Arbeitgeber in der Lage sein muss, nachzuweisen, dass eine Whistleblower-Stelle benannt wurde, dass ein System eingerichtet wurde, an das Meldungen gemacht werden können, und dass das System in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen konzipiert wurde.
Besteht eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit?
Mitarbeiter, die der Hinweisstelle-Stelle eines Unternehmens zugeordnet sind, haben eine besondere Verpflichtung zur Vertraulichkeit der in den Meldungen enthaltenen Informationen. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nur für die in dem Bericht enthaltenen Informationen. Führt eine Meldung zur Einleitung eines Verfahrens, so fallen die anderen Informationen, die im Laufe des Verfahrens gesammelt werden, nicht unter die Verpflichtung zur Vertraulichkeit.
Brauchen Sie ein Whistleblowersystem?
Haben Sie Fragen zur Funktionsweise des Systems? Oder möchten Sie ein unverbindliches Gespräch darüber führen, wie Sie Whistleblower Partners in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Wir sind bereit, alle Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Möglichkeiten und Bedürfnisse unverbindlich zu besprechen. Kontaktieren Sie uns über dieses Formular, schicken Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.
Sie können auch mehr über Preise und häufig gestellte Fragen lesen oder mehr darüber erfahren, wie Whistleblower Partners funktioniert.