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Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ?
Quasiment toute personne soupçonnant ou sachant pertinemment qu’une fraude ou un acte répréhensible quelconque a été commis peut être un lanceur d’alerte. Il n’est pas nécessaire d’être témoin de la fraude ou d’avoir la preuve qu’elle a eu lieu. Normalement, un lanceur d’alerte sera un employé de l’entreprise ou d’une autorité publique, mais ce n’est pas une obligation.
Qu’est-ce qu’un dispositif de signalement ?
Un dispositif de signalement permet à un employé de lancer une alerte sur quelque chose qui pourrait ne pas être conforme à la loi, aux valeurs ou au code de conduite de l’organisation, et qui pourrait sérieusement affecter ses opérations et sa réputation. Un dispositif de signalement est complémentaire aux canaux de communication habituels.
Quelles entreprises devraient avoir un dispositif de signalement ?
La directive européenne sur les lanceurs d’alerte exige, au minimum, que toutes les entreprises de plus de 49 employés disposent d’un tel système. Les entreprises comptant plus de 249 employés doivent avoir mis en place un dispositif de signalement au 17 décembre 2021. Les entreprises plus petites peuvent attendre jusqu’au 17 décembre 2023.
Ces règles s’appliquent-elles également aux municipalités ?
Les règles s’appliquent également aux municipalités, mais la directive prévoit une exemption pour les municipalités de moins de 10 000 habitants.
Pour quels types d’informations le système peut-il être utilisé ?
Tous types d’informations, telles que le nom d’une personne, son titre, ses fonctions, des informations sur les règles qui ont été violées.
Quelles informations un rapport de signalement doit-il contenir ?
Pour permettre une enquête approfondie, vous devez inclure une description détaillée, y compris ce qui s’est passé et quand et où cela s’est produit. Il n’est pas nécessaire d’avoir des preuves de vos soupçons, mais un rapport doit toujours être fait de bonne foi. Vous pouvez télécharger des fichiers texte et des images dans votre rapport. Notre système supprime les métadonnées pour garantir votre anonymat.
Un dispositif de signalement peut-il être utilisé pour tous les types de fraude ou d’actes répréhensibles ?
Oui, en principe, mais la directive sur les lanceurs d’alerte ne concerne pas les questions triviales telles que le fait pour un employé de violer l’interdiction de fumer dans l’entreprise ou d’utiliser une imprimante de l’entreprise à des fins privées.
Que se passe-t-il après que j’ai envoyé un rapport de signalement ?
Votre signalement est reçu par une personne interne ou externe à l’entreprise/l’autorité publique dans laquelle vous travaillez, qui a été spécifiquement désignée pour cette tâche. Vous êtes en droit de recevoir un accusé de réception du signalement dans un délai de 7 jours, et après 3 mois, vous êtes en droit de recevoir un compte rendu du traitement de votre signalement.
Le rapport est-il crypté ?
Oui, lorsque vous utilisez notre système, le signalement est crypté afin que seule la personne désignée par l’entreprise pour recevoir les signalements puisse le lire.
Le système est-il sécurisé ?
Oui, et pas seulement parce que nous le disons : nous disposons d’une déclaration d’audit ISAE 3000 concernant notre conformité au RGPD, et nous sommes certifiés ISO 27001. Nous soumettons notre système à des tests de pénétration réguliers – des tests de « piratage » – et nous avons des compétences de DPD en interne.
Conservons-nous des données à caractère personnel en dehors de l’UE ?
Non, nous stockons nos données en Irlande et en Allemagne.
Avons-nous besoin d’un dispositif de signalement ?
Oui. L’entreprise doit fournir des informations sur les procédures de signalement dans un endroit visible, accessible aux personnes couvertes par le dispositif de signalement de l’entreprise. Selon les circonstances, un lieu visible pourrait, par exemple, être le site Web de l’entreprise. Dans la mesure où le dispositif de signalement n’est accessible qu’aux employés de l’entreprise, l’intranet peut également être un endroit approprié.
Que doit contenir une politique en matière de signalement ?
L’entreprise doit informer les employés, entre autres, sur les violations qui peuvent être signalées, sur la manière dont les rapports sont traités et enregistrés, sur la manière d’utiliser le dispositif de signalement et sur les personnes qui peuvent effectuer un signalement.
Comment l’entreprise doit-elle documenter qu’elle a mis en place un dispositif ?
L’entreprise doit conserver des traces écrites de la mise en place et des procédures du système d’alerte. Cela signifie, entre autres, que l’entreprise doit être en mesure de démontrer qu’une unité de signalement a été désignée, qu’un système a été mis en place auquel des rapports peuvent être adressés et que ce système a été conçu conformément aux exigences de la loi.
Y a-t-il une obligation de confidentialité ?
Les employés affectés à l’unité de signalement d’une entreprise ont une obligation particulière de confidentialité à l’égard des informations contenues dans les rapports. Cette confidentialité ne s’applique qu’aux informations contenues dans le signalement. Si un signalement donne lieu à l’ouverture d’un dossier, les autres informations recueillies dans le cadre du traitement de ce dossier ne seront pas couvertes par l’obligation de confidentialité.
Avez-vous besoin d’un dispositif de signalement ?
Vous avez des questions sur le fonctionnement du système ? Ou vous souhaitez discuter sans engagement de la façon dont vous pouvez mettre en œuvre Whistleblower Partners dans votre entreprise ? Nous sommes prêts à répondre à toutes vos questions et à discuter de vos options et de vos besoins sans aucune obligation de votre part. Contactez-nous via le formulaire ici, envoyez-nous un e-mail ou appelez-nous. Vous pouvez aussi en savoir plus sur les tarifs, les questions fréquemment posées oule fonctionnement de Whistleblower Partners.
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